Hotline para
La hoja de llamado contesta.
Arma el evento como turnos, ponlo en cada teléfono y mira llegar las confirmaciones antes de abrir puertas.
Empieza gratisCómo suele verse esto
Montaje el viernes, puertas el sábado a las seis, desmontaje el domingo por la mañana. Cuarenta personas entre seguridad, barra, sala y desmontaje —una docena en nómina y el resto voluntarias— y la hoja de llamado es un PDF que era correcto el miércoles. El jueves el recinto mueve el montaje dos horas y te toca escribirle a cuarenta personas una por una, sin saber todavía quién lo vio ni quién va a aparecer.
Qué pasa en su lugar
Así que el equipo entra una vez en la plantilla —nombres y correos, sin cuentas— y el fin de semana se arma como turnos, cada uno con su hora de llamado y dónde presentarse. Publicas y los turnos de cada persona llegan por correo con su propio enlace; desde ahí confirma, o dice que no puede, con un comentario. Cada respuesta aparece en su turno, así que para el jueves ves que puertas está cubierto y que a desmontaje le faltan dos, y persigues a esos dos en vez de a los cuarenta. Cuando el recinto mueve el montaje, rehaces esos turnos y publicas otra vez: las nuevas horas de llamado van a las personas a las que les tocan, y quien no tuvo cambios no se entera de nada. Después, las horas y el costo del fin de semana se totalizan por persona y se imprimen como factura para el cliente.
Sabes quién va a aparecer, no solo a quién le avisaron
Cada persona puede confirmar o rechazar cada turno desde su propio enlace, con un comentario. Las respuestas se quedan en los turnos, así que el hueco del domingo se ve el jueves.
Una hora de llamado que cambia llega a quien le toca
Rehaces los turnos y publicas otra vez: las horas nuevas salen hacia las personas a las que pertenecen, el enlace de cada quien ya muestra el horario vigente y nadie más recibe otro correo que ignorar.
Voluntariado y nómina en una sola plantilla
Basta un nombre y un correo: sin cuentas y sin aplicación. Las tarifas van sobre quien las tiene, así que los totales cuentan las horas de todo el mundo y solo el costo del equipo pagado.
La factura del cliente sale del horario
Horas, costo y kilometraje del evento se totalizan por persona, se exportan como hoja de cálculo y se imprimen como factura: los mismos números que ya llevaban los turnos.